BUSINESS TRAVEL: 9 tips to Make the most of Your business Trips!

Last year, I spent a considerable chunk of my time in the clouds. and I don’t mean daydreaming; I mean literally 30,000 feet up above. and no – I am not a pilot. I travel for business. As a small business executive, time is your most precious asset. Your business travel strategy must be to make each trip count.

Business trips are often expensive and can impact productivity. However, they are necessary.
Optimize your business travels with these simple tips to make sure that you stay on track and make the best of your travels.

Prioritize necessary trips.

As COO of CarBrain I oversee most of the operations and I’m involved in growing our area coverage. Pre-COVID-19, our industry was very much about old-school relationship building. The preferred method for establishing working partnerships was a good old face-to-face meeting and a “test my grip strength” during shaking hands (before shaking hands was possibly fatal).

In total I had close to 30 business trips last year. From St. Louis to Chicago to Las vegas & San Francisco – we were all over the United States.

But not all meetings are created equal. When scheduling business trips, especially now that a new normal emerges, a good idea is to ask yourself: Is meeting face to face an absolute MUST?

There are cases wherein you really need to see how they function to check if they’d be good partners.

What are their operations like?

What are their facilities like?

What are their capabilities like?

What is the working environment?

How is the attitude of the people at the company?

Is the equipment well taken care of?

And so forth…being able to answer these questions is an important decision when looking to make partnership agreements. So, at times, meeting face to face can be an absolute must.

Ma non sempre. There are instances when a face-to-face meeting should have been a simple Zoom or Microsoft teams call. and sometimes, meetings would have been better as an email!

Given that time is one of your most precious resources, it is important to prioritize only the trips that truly call for your physical presence.

Travel with a purpose!

It’s important to have set objectives for your travels to make sure you remain focused. When your most important human assets spend such a significant amount of time traveling – you need to make every minute count. and that means absolute efficiency.

Before embarking on a trip, it’s critical that you identify your objectives and keep your focus on that. The last thing you want is a trip that turned out pointless. Ask yourself: Which are the most-important key results that I’m after?

This could be signing up a new, large client. This could also be gaining significant exposure at a specific event. Your most important objectives will define what the priorities of your tasks will be.
Because your time is limited, some things will have to be postponed or simply set aside. You may feel the urge to schedule as many meetings as possible while understanding that not all opportunities are equal.

Picture this: Let’s say that your main goal is to sign big Partner, Inc, a firm that could increase your inventory or sales in a big way. You had a great meeting with them last night and they mentioned following up on certain items while you were still in town. On your task list is also a one-hour meeting to review your ad spend’s performance for the last two weeks.

As you’re getting ready for the meeting with your marketing team, big partner gives you a phone call requesting a one-hour block to discuss potential agreement terms. Do you postpone the advertising review in favor of the meeting with big Partner, Inc?

If you’ve lined up your priorities, you know what you need to do: postpone the review with the marketing team, and squeeze in a second unplanned meeting with the potential client.

Having a clearly listed set of priorities will help you remain flexible to ensure that you’re completing the objectives for why you set out the trip in the first place.

Optimize your calendar.

Planning in advance is a critical component of efficient business travel. From itinerary to travel time: we had to account for as many different scenarios as possible. business travel requires careful planning. From the itinerary to business meetings and company operations – being away from the office means that you have to be more exact when it comes to planning and scheduling.

Within each day of the trip, I had to factor in things like:

Business meetings

Time spent in transportation

Managerial tasks

Team meetings

Potential outings with clients during trips

Travel is often synonymous with early mornings and late nights. So the fatigue builds quickly. Both physical and mental. So make sure that you eliminate items that are not essential and be smart when managing your time.

If you can squeeze in an important call while on the ride from the airport to hotel, do so. noiLome dell’idea di tenere funzioni commerciali nelle caffetterie, che è diventata pratica comune. Puoi fare un colloquio di lavoro o un incontro, fisico o virtuale, in uno Starbucks! mettiti comodo. Ordina del buon caffè. e farlo.

Svegliarsi presto.

Nel mio caso, significava svegliarsi alle 4:30 del mattino e andare a dormire presto. Puoi inviare tutte le e -mail, impostare attività, revisione dei rapporti e se sei fortunato avrai comunque abbastanza tempo per andare in palestra prima di salire in viaggio.

Svegliarti presto ti dà un vantaggio per realizzare il più possibile: prenditi questo tempo prezioso.

Resta in punta di piedi.

Viaggiare può essere imprevedibile. Le cose non andranno sempre per la tua strada e questo può lanciare la tua lista di cose da fare per un ciclo. Sii creativo e flessibile e rimani in cima alle tue attività.

Tempo inattivo tra le riunioni? Rispondi alle e -mail

Il volo è stato ritardato? Recisioni su compiti in sospeso.

Un appuntamento è stato annullato o ritardato? Condurre revisioni del lavoro e/o check -in con i membri del team.

Spremi quanti più compiti possibile durante i tuoi tempi di inattività. Giostre, corse in auto, attesa nelle lobby – questo è tutto il tempo per svolgere attività umili come controllare le e -mail o rispondere ai messaggi.

Il tuo tempo è più restrittivo mentre sei via e ciò significa che devi massimizzare quanto sei efficiente. Significa anche che devi essere ancora più attento di quanto sei normalmente.

Luce da viaggio.

I bagagli pesanti possono essere poco pratici e scomodi. Aspettare il bagaglio del check-in richiede molto tempo. Se hai bisogno di uscire dall’aeroporto velocemente, prova a portare solo una borsa da trasporto.

È anche piuttosto costoso. A seconda della compagnia aerea, una borsa controllata può costare tra $ 25 e $ 150. Per evitare di spendere fondi non necessari per un bagaglio estraneo, saltare i bagagli e imballare gli elementi essenziali in un bagaglio a mano. Puoi sempre lavare i vestiti nella maggior parte degli hotel una volta raggiunta la tua destinazione.

Naturalmente, ci sono situazioni in cui il check in un bagaglio più grande non può essere aiutato. L’anno scorso abbiamo partecipato a 12 fiere tra settembre e metà dicembre. Ciò significava che avevamo bisogno di stand, stendardi, oggetti di scena e altri oggetti del genere. Se riesci a reperire questi elementi nella destinazione, fantastico! Altrimenti, trova un modo per ridurre al minimo i costi.

Muoviti saggiamente.

Evita lunghi pendolari a meno che non sia assolutamente necessario. Soprattutto se ti trovi in una metropolitana densamente popolata, poiché è aumentata la possibilità di una sorta di blocco del traffico. Durante il tuo itinerario, prova a pianificare le riunioni il più vicino possibile per rendere ogni viaggio più efficiente.

In genere evito di noleggiare un veicolo a meno che non sia assolutamente necessario. Il mio servizio di trasporto di riferimento è Lyft, per la maggior parte. La maggior parte dei conducenti lavora generalmente con entrambe le aziende e, in media, nella mia esperienza, Lyft tende ad essere il 25% più economico di Uber, almeno qui negli Stati Uniti.

Per affittare un veicolo, di solito andrò con Alamo. Li ho trovati i servizi più economici e affidabili per quando ho bisogno di aggirare.

Combina vantaggi da viaggio.

I premi di viaggio sono un modo semplice per ridurre al minimo le spese di viaggio. In genere, li ottieni utilizzando una carta di credito che ti premia in punti che puoi mettere per pagare varie spese relative al viaggio tra cui hotel, auto a noleggio e biglietti aerei.

A seconda della società di carte di credito, puoi accedere ad alcuni premi straordinari e risparmiare centinaia, se non migliaia, di dollari quando viaggi. Carte diverse offrono diversi tipi di premi, quantità di punti e commissioni. Ad esempio, una carta potrebbe offrire quattro volte i punti nei ristoranti e tre volte i punti durante la prenotazione con le compagnie aeree, mentre un’altra ti fornirà più di dieci volte i punti in alcuni hotel.

Ci sono così tante diverse opzioni di carta di credito da viaggio. Se sei serio a risparmiare denaro durante i viaggi (e vieni premiato per questo), i premi di viaggio sono la strada da percorrere.

Non dimenticare di divertirti.

Finora, questo articolo è stato incentrato sul lavoro, sul lavoro, sul lavoro. Naturalmente, questo è esattamente il punto di viaggio in primo luogo. Ma se si scopre che hai un po ‘di tempo libero, approfittane per sperimentare la destinazione.

Non deve sempre essere un tour turistico in città o una grande avventura selvaggia. A volte, puoi ancora connetterti con un posto semplicemente provando la sua cucina, assaggiando un po ‘di vino locale, guardando il tramonto o colpendo la spa dopo una lunga giornata di lavoro. Streezing in un po ‘di divertimento ti farà apprezzare di più i viaggi di lavoro e ti allontanerà dal bruciare. Se hai svolto tutte le attività per cui hai viaggiato, usa quel tempo extra per coccolarti.

Nel complesso, si tratta di mantenere un equilibrio tra garantire che i tuoi viaggi siano produttivi e si prendono cura di te stesso.

Spero che questo articolo funga da risorsa utile per coloro che viaggiano per lavoro e ti aiutano a capire come gestire i tuoi viaggi per essere il più produttivo che possano essere.

Informazioni sull’autore: Marcin Ladowski è il COO di Carbrain.com. Un imprenditore seriale, si impegna a trovare modi innovativi per BRIDGE Technology, Marketing e Operational Side of Business. È anche un viaggiatore mondiale, che ha esplorato il centro e il Sud America, e parla tre lingue.

2020 • 7 • 13

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